Voorwaarden
Gebruiksvoorwaarden ClubKas
Deze zakelijke voorwaarden gelden voor het ClubKas-account, abonnement, de app, synchronisatie, het ledenportaal en het kantinescherm van een vereniging of andere organisatie.
1. Aanbieder, klant en overeenkomst
ClubKas is bereikbaar via info@clubkas.app.
Een persoonlijk ClubKas-account kan worden aangemaakt zonder namens een vereniging te handelen. De klant voor een ClubKas-omgeving is de vereniging of organisatie die ClubKas voor haar activiteiten gebruikt. ClubKas is uitsluitend bestemd voor zakelijk of organisatorisch gebruik, niet voor privégebruik als consument.
De gebruiker accepteert bij registratie de gebruiksvoorwaarden en de verwerkersovereenkomst op de website. Wanneer een bevoegde gebruiker daarna een omgeving voor een vereniging aanmaakt, koppelt ClubKas dat eerdere akkoord aan die omgeving zonder opnieuw om toestemming te vragen. De acceptatie wordt met gebruiker, organisatie, tijdstip, documentversie en documenthash vastgelegd. De orderbevestiging, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst vormen samen de overeenkomst. Bij strijdigheid geldt eerst de orderbevestiging voor commerciële afspraken, daarna de verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens en daarna deze voorwaarden.
2. Dienst, licentie en intellectueel eigendom
ClubKas verleent gedurende de overeenkomst een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de dienst binnen de overeengekomen organisatie en capaciteit te gebruiken. Alle rechten op de software, vormgeving, documentatie, handelsnaam en onderliggende techniek blijven bij ClubKas of haar licentiegevers. De klant behoudt de rechten op haar eigen ingevoerde gegevens.
ClubKas mag de dienst onderhouden en verbeteren zolang de kernfunctionaliteit niet zonder redelijke reden wezenlijk wordt verminderd. Nieuwe functies kunnen aanvullende voorwaarden of capaciteit vereisen. Reverse-engineering, ongeoorloofd kopiëren, beveiligingsonderzoek buiten een schriftelijk afgestemde responsible-disclosureprocedure en doorverkoop zijn niet toegestaan voor zover de wet dit verbod toestaat.
3. Abonnement, prijs en opzegging
De actuele maand- en jaarprijs, inbegrepen capaciteit en het bedrag inclusief btw staan op de website en in Stripe Checkout vóór bevestiging. Het betaalde abonnement begint direct, tenzij Checkout of de orderbevestiging uitdrukkelijk een andere ingangsdatum of proefperiode toont.
Het abonnement wordt automatisch met dezelfde gekozen periode verlengd totdat het wordt opgezegd. Opzeggen kan via de beveiligde betaalomgeving in het ClubKas-account. Na opzegging blijft toegang bestaan tot het einde van de reeds betaalde periode. Voor een gedeeltelijk gebruikte periode wordt niet automatisch naar rato terugbetaald, behalve wanneer dwingend recht dit vereist of ClubKas dit schriftelijk toezegt.
Een wissel tussen maand en jaar gaat in op het moment dat vóór bevestiging in Stripe wordt getoond. Kortingen, gratis rechten en proefcodes gelden uitsluitend volgens hun getoonde duur, product, gebruikslimiet en einddatum. Kortingen zijn niet combineerbaar tenzij ClubKas dit uitdrukkelijk toestaat. Na afloop geldt de dan getoonde normale prijs of eindigt de tijdelijke toegang zonder automatische incasso wanneer geen abonnement is afgesloten.
ClubKas kan prijzen voor een volgende verlengperiode aanpassen. De klant ontvangt een redelijke voorafgaande kennisgeving en kan vóór de ingangsdatum opzeggen. Een prijswijziging wordt niet met terugwerkende kracht toegepast op een reeds betaalde periode.
4. Betaling, betalingsachterstand en capaciteit
Abonnementen worden via Stripe betaald. Bij een mislukte betaling kan ClubKas eerst een herstelperiode toepassen, daarna toegang beperken tot alleen-lezen en bij aanhoudende achterstand blokkeren. De actuele status en relevante herstel- of einddatum worden in het account getoond. Zodra Stripe een herstelde betaling bevestigt, wordt de toegang opnieuw berekend.
De gebruiks- en capaciteitslimieten voor online omgevingen, eigen app-apparaten en gekoppelde kantineschermen staan bij het abonnement. Extra of afwijkende capaciteit geldt alleen zolang deze in het account of door ClubKas-beheer is toegekend. Misbruik, het omzeilen van limieten of gebruik door andere organisaties kan worden opgeschort.
5. Verantwoordelijkheden van de klant
De klant is verantwoordelijk voor haar inrichting, gebruikers, rollen, ledengegevens, productgegevens, prijzen, btw-keuzes, leeftijdscontrole, kascontrole en wettelijke administratie. Zij controleert rapportages en exports en raadpleegt waar nodig een boekhouder of jurist. ClubKas is een hulpmiddel en neemt deze verantwoordelijkheid niet over.
De klant gebruikt sterke toegangsgegevens, houdt pincodes en apparaten onder controle, verwijdert oude gebruikers en verleent niet meer rechten dan nodig. Zij verwerkt alleen rechtmatig verkregen gegevens, informeert leden en andere betrokkenen en gebruikt functies voor verjaardagen, rekeningen, kinderen en herinneringen alleen met een passende grondslag.
Het is niet toegestaan de dienst onrechtmatig te gebruiken, beveiliging te omzeilen, malware of buitensporige belasting te veroorzaken, accounts te delen buiten de bedoelde rollen, rechten van derden te schenden of verboden gegevens te verwerken. De klant meldt vermoed misbruik of een incident direct.
6. Verenigingsbetalingen en externe diensten
ClubKas is geen betaaldienstverlener en houdt geen verenigingsgeld aan. Voor betalingen van leden of kassaklanten sluit de vereniging zelf een overeenkomst met een provider zoals SumUp. Geld loopt rechtstreeks tussen betaler, betaalprovider en vereniging. ClubKas verwerkt de noodzakelijke koppeling, checkout-, transactie- en statusreferenties om de rekening en administratie bij te werken.
Beschikbaarheid, uitbetaling, terugbetaling, chargebacks, klantonderzoek en tarieven van een betaalprovider vallen onder de overeenkomst tussen de vereniging en die provider. De vereniging controleert afwijkingen in zowel ClubKas als het dashboard van de betaalprovider.
De 18+-markering en kassabevestiging vervangen geen daadwerkelijke leeftijdscontrole. Spotify toont alleen ingestelde muziekmetadata; muzieklicenties, abonnementen en openbaarmakingsrechten blijven bij de klant. Hardware, netwerk, montage en fysiek beheer van apparaten blijven eveneens voor rekening van de klant.
7. Privacy, geheimhouding en back-ups
Partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfs-, beveiligings- en persoonsgegevens uitsluitend voor de overeenkomst en beschermen deze passend. De privacyverklaring beschrijft wanneer ClubKas zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Voor verenigingsgegevens is de verwerkersovereenkomst van toepassing.
De klant beheert toegangsrechten, apparaten en het back-upwachtwoord en test periodiek herstel. Automatische back-ups zijn een aanvullende herstelvoorziening en vervangen geen eigen controle, export of wettelijke administratie. ClubKas mag veiligheidskopieën roteren volgens de gepubliceerde bewaartermijnen.
8. Beschikbaarheid, onderhoud, ondersteuning en overmacht
ClubKas spant zich als zorgvuldig dienstverlener in om de online functies veilig en bruikbaar beschikbaar te houden. Tenzij schriftelijk een SLA is gesloten, wordt geen ononderbroken beschikbaarheid of specifieke hersteltijd gegarandeerd. Onderhoud wordt waar redelijk gepland; urgente beveiligingsmaatregelen kunnen zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.
Ondersteuning is bereikbaar via info@clubkas.app. ClubKas reageert binnen een redelijke termijn afhankelijk van ernst en beschikbare informatie. Partijen zijn niet aansprakelijk voor vertraging door omstandigheden buiten redelijke controle, zoals grootschalige internetstoringen, overheidsmaatregelen, uitval van nutsvoorzieningen of externe platformstoringen, zolang de getroffen partij redelijke herstelmaatregelen neemt.
9. Aansprakelijkheid
ClubKas is niet verantwoordelijk voor fiscale, juridische of boekhoudkundige keuzes van de klant. Voor zover wettelijk toegestaan is ClubKas uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming nadat een redelijke hersteltermijn ongebruikt is verstreken.
De totale aansprakelijkheid per gebeurtenis en per contractjaar is beperkt tot het bedrag exclusief btw dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor ClubKas heeft betaald. Bij een gratis dienst is dit beperkt tot € 500. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis. Indirecte schade, gevolgschade, gemiste opbrengst, reputatieschade en verlies door onjuiste invoer of externe diensten zijn uitgesloten.
De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van ClubKas en niet voor zover beperking wettelijk verboden is. De klant meldt schade zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen twaalf maanden nadat zij die ontdekte of redelijkerwijs had moeten ontdekken.
10. Opschorting, beëindiging, export en verwijdering
ClubKas kan toegang geheel of gedeeltelijk opschorten bij betalingsachterstand, een beveiligingsrisico, misbruik, een wettelijke verplichting of een wezenlijke tekortkoming. Waar de situatie dit toestaat ontvangt de klant eerst bericht en een redelijke hersteltermijn. Bij acuut risico mag ClubKas direct handelen.
Na beëindiging kan de klant gedurende de in het account getoonde periode beschikbare exports maken. Daarna retourneert of verwijdert ClubKas gegevens volgens de verwerkersovereenkomst, behalve wanneer wetgeving, een lopend geschil of noodzakelijk beveiligingsonderzoek langer bewaren vereist. Verplichtingen over betaling, intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en toepasselijk recht blijven gelden voor zover hun aard dat vereist.
11. Wijzigingen, overdracht en recht
ClubKas kan deze voorwaarden aanpassen bij gewijzigde wetgeving, beveiliging of dienstverlening. Materiële wijzigingen worden vooraf met de volledige nieuwe tekst gemeld via e-mail of account. Wanneer de wijziging de klant wezenlijk benadeelt, kan zij vóór de ingangsdatum opzeggen. Bij een nieuwe materiële versie wordt opnieuw elektronische acceptatie gevraagd.
De klant mag de overeenkomst alleen met schriftelijke toestemming overdragen. ClubKas mag de overeenkomst bij overdracht van de onderneming of dienst overdragen, mits de continuïteit en privacyverplichtingen behouden blijven. Als een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen gelden en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel zo dicht mogelijk benadert.
Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Daarna is de rechter bevoegd in het arrondissement waar de ClubKas-aanbieder is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst. Formele berichten lopen via het in het account bekende e-mailadres of info@clubkas.app.
Versie 2026-07-25.2 · gepubliceerd 25 juli 2026.