ClubKas is in ontwikkeling.Functies, beschikbaarheid en productinformatie kunnen nog wijzigen. Aan voorlopige informatie kunnen geen rechten worden ontleend; geaccepteerde overeenkomsten blijven leidend.Productinformatie kan wijzigen.

ClubKas goed instellen.

Van het eerste account tot een gecontroleerde proefbardienst. Volg de stappen op volgorde en ga pas live wanneer de eindcontrole klopt.

Start bij stap 1 Naar mijn account

Acht stappen naar een werkende omgeving

De locatie boven iedere stap laat zien of je op de website of in de ClubKas-app moet zijn.

Start

Account en online omgeving

Elke nieuwe omgeving is automatisch online. Daardoor blijven apparaten en het webaccount met dezelfde omgeving verbonden.

  1. Website → Account aanmaken

    Maak en bevestig het beheerdersaccount

    1. Vul je naam, de officiële organisatienaam en je e-mailadres in.
    2. Accepteer op de website de gebruiksvoorwaarden en verwerkersovereenkomst en bevestig daarna je e-mailadres via de nieuwste ClubKas-mail. Bij het aanmaken van een omgeving hoef je geen afzonderlijk akkoord meer te geven.
    3. Log in bij Mijn account, kies maand of jaar en rond het abonnement af.
    4. Controleer of de juiste volgende incassodatum of einddatum wordt getoond.

  2. ClubKas-app → Inloggen → Nieuwe omgeving aanmaken

    Maak de vereniging aan

    1. Log in de app in met hetzelfde account.
    2. Kies Nieuwe omgeving aanmaken en geef de omgeving een duidelijke verenigingsnaam. ClubKas maakt deze automatisch online aan.
    3. Wacht tot de eerste synchronisatie gereed is voordat je de omgeving op een tweede apparaat opent.
    4. Stel de eigenaars-PIN in en bewaar die niet bij het kassatoestel.
Inrichten

Administratie en verkoop

Leg de fiscale basis vast vóórdat je echte verkopen, inkopen of voorraadcorrecties invoert.

  1. App → Meer → Omgevingsinstellingen → Documentgegevens aanpassen

    Vul organisatie- en btw-instellingen in

    1. Vul naam, adres, contactgegevens, KVK-nummer, eventueel btw-id en het logo in.
    2. Kies het door jullie boekhouder bevestigde btw-regime en de juiste ingangsdatum.
    3. Controleer kas- of factuurstelsel, voorgestelde verkoop- en inkoop-btw en eventueel aftrekpercentage.
    4. Sla op en controleer de gegevens op een proefbon of conceptfactuur.

    Let op: ClubKas verwerkt de gekozen instellingen, maar bepaalt niet welk btw-regime juridisch op jullie van toepassing is.

  2. App → Meer → Betaalmethodes, Productcategorieën en Producten

    Richt betalen, producten en voorraad in

    1. Activeer alleen betaalmethodes die achter de bar gebruikt worden en configureer de gewenste SumUp-route indien van toepassing.
    2. Maak een beperkt aantal herkenbare productcategorieën en voeg daarna producten met prijs inclusief btw toe.
    3. Kies per product het juiste type, btw-tarief, emballage en eventuele 18+-markering.
    4. Zet voorraad alleen aan voor artikelen die jullie echt tellen; vul beginvoorraad, doelvoorraad en meldingsgrens in.
    5. Voeg leveranciers toe en controleer inkoop, tellingen en de boodschappenlijst.
Toegang

Leden, gebruikers en schermen

Een lid is een rekeninghouder; een gebruiker mag in ClubKas werken. Geef beide alleen wat daadwerkelijk nodig is.

  1. App → Meer → Ledenbeheer, Rollen, Gebruikers en Apparaten

    Richt leden en werktoegang veilig in

    1. Voeg alleen noodzakelijke ledengegevens toe en bepaal per lid of betalen op rekening is toegestaan.
    2. Gebruik persoonlijke uitnodigingen voor beheerders en vaste gebruikers; gebruik een PIN-gebruiker voor beperkte lokale bardiensttoegang.
    3. Controleer rollen en rechten met een testgebruiker.
    4. Controleer de lijst met gekoppelde telefoons en tablets en trek onbekende of oude apparaten in.

  2. App → Omgevingsinstellingen en Ledenbeheer · Website → Mijn account

    Stel het ledenportaal en kantinescherm in

    1. Schakel bij Ledenportaal en rekeningherinneringen het portaal in en kies standaardbedrag en herinneringsmoment.
    2. Zet in Ledenbeheer per lid toegang aan, kies lid/ouder/verzorger of financieel contact en pas zo nodig het minimumbedrag aan.
    3. Online betalen vanuit het ledenportaal is nog niet beschikbaar. Richt daarom een duidelijke betaalinstructie voor leden in.
    4. Stuur een testuitnodiging en controleer rekening, e-mail en login. Test een SumUp-kassabetaling alleen wanneer de providerkoppeling in de app volledig is geconfigureerd.
    5. Richt daarna eventueel via Meer → Kantinescherm de prijslijst en mededelingen in en koppel een browser of Raspberry Pi met een eenmalige code.
Controle

Proefdraaien en livegaan

Test een volledige bardienst en controleer daarna of administratie, synchronisatie en herstel op elkaar aansluiten.

  1. App → Sessies, Verkoop, Retouren, Rapportages en Audit

    Draai een complete proefbardienst

    1. Open een kassasessie met een gecontroleerd contant beginbedrag.
    2. Test contant, elektronisch, een rondje, ledenrekening en indien gebruikt een echte kleine SumUp-betaling.
    3. Test een retour en controleer voorraad, rekening en betaalstatus.
    4. Sluit de kassasessie en controleer kasverschil, rapportages, btw-overzicht, transacties en audit.
    5. Controleer dat de boekhoudkundige aansluitingen geen onverklaarde verschillen tonen.

  2. App → Meer → Back-up en synchronisatie

    Controleer sync en herstel

    1. Synchroniseer en los openstaande uploads of conflicten op.
    2. Maak een versleutelde back-up en bewaar het wachtwoord los van het kassatoestel.
    3. Bewaar een kopie op een tweede beveiligde locatie.
    4. Controleer op een tweede gekoppeld apparaat of dezelfde actuele omgeving opent.
    5. Maak testboekingen herkenbaar ongedaan of verwerk correcte retouren vóór de eerste echte bardienst.

Daarna blijft de controle eenvoudig

Per bardienst

Kassa afsluiten

Sluit de sessie, controleer geld, mislukte betalingen en open rondjes.

Wekelijks

Voorraad en rekeningen

Controleer tellingen, lage voorraad, ledenrekeningen, herinneringen en synchronisatie.

Maandelijks

Boekhouding en toegang

Controleer rapportage en audit, exporteer voor de boekhouder en trek ongebruikte toegang in.

Kom je ergens niet uit?

Stuur de naam van het scherm, wat je wilde doen en de volledige foutcode mee. Deel nooit wachtwoorden, PIN-codes, herstelcodes of geheime sleutels.

Neem contact op Raspberry Pi installeren